建立项目管理过程的8个有价值的原则

领导的见解

总监-平台交付

就在那时,冰球突破成立了一个项目管理办公室——为未来打下坚实的基础. 

让我带你回顾一下冰球突破的工作流程,从最基本的开始. 

什么是项目管理办公室(PMO)?

项目管理办公室的职责是确保项目的集中和协调管理.  

为了简化, 项目管理办公室的职责是在其范围内管理项目,并定义一套管理标准. 这使得每个参与其中的人都能获得成功,并能看到最终的结果. 如何? 通过标准化和良好的实践, 当然.  

例如, 在冰球突破, PMO定义和执行各种涉及通信管理的过程, 变更请求管理, 进度管理, RAID管理, 等. 改善项目交付. 

虽然有不同类型的pmo,如支持,控制,指示等.,您可以选择适合您的业务需求. 在安彻托,冰球突破锁定了一个PMO指令.

指导性项目管理办公室通过建立过程提供项目管理框架, 模板, 标准, 标准作业程式, 检查清单, 等. 以及一些适合流程的工具. 它还提供和开发资源, 像专业项目经理一样管理正在进行的项目. 

建立项目管理处的宝贵原则 

项目管理办公室的主要目标是定义框架, 模板, 以及帮助建立项目和项目交付的组织范围标准方法的原则. 

在冰球突破, the PMO does this by working together with internal and external stakeholders using predefined or new processes to ensure successful outcomes; on-time delivery with high quality. 

冰球突破需要建立一个强大的团队,但在建立一个团队之前,你需要制定一些规则. 这里有一些重要的原则,作为一个强大的项目管理办公室的构建模块: 

1. 治理

治理是一个关于项目和产品决策的框架. 它涉及到优先级、批准、升级和纪律等. 在项目.  

2. 报告

在设置好过程之后,PMO必须建立 准确及时地向所有利益相关者(内部和外部)汇报. 报告是关于与确定的涉众共享项目的状态. 这种频率是预定义的. 

3. 突袭: 

RAID代表: 

R ——风险 

A ——假设 

——问题 

D - - - - - -依赖关系 

RAID是关于识别、捕获和管理风险、假设、问题和依赖性的. 许多冰球突破只注重风险管理, 但是识别和交流假设和依赖也是非常重要的. 

PMO必须参与RAID管理,确保风险, 假设, 和依赖关系, 不会导致问题. 

建立项目管理运作的宝贵原则


4. 进度、范围和质量

详细高效的规划, 时间表, 质量管理是有效PMO的重要组成部分. 当项目规划有清晰的愿景时, 实现它们会变得更容易,整体的成功也会提高. 

5. 标准

标准是指项目管理功能的通用框架. 建立特定的过程和功能可以实现更好的交付, 帮助管理期望, 并以结构化的方式取得成果. 

6. 一致性

一致性是确保所有项目都在填充报告的框架, 文档, 计划, 等使用通用标准达到相同水平. 有了这个过程,就可以在端到端操作中实现透明度和准确性. 

7. 透明度

透明度是指与关键利益相关者沟通的所有项目的进展和状态的水平. 有了框架,就有了确保定期沟通的计划. 

8. 持续改进

从项目中学习, 更新框架和过程以有效地交付确保PMO始终在发展. 清楚知道什么可行,什么不可行, 进行必要的更改和更新流程是很重要的. 

PMO的好处 

以下是高效PMO的一些好处:

1. 标准化

拥有一个项目管理办公室意味着你可以确保规划的标准化, 执行, 监控, 报告, 和几个过程. 有合适的结构, 你可以开发相关的和有效的项目管理框架. 

2. 质量的提高

拥有PMO的另一个关键好处是,通过建立过程,可以确保整体的成功. 质量改进发生在始终坚持某些标准,以确保更好的结果. 

3. 治理和纪律:

PMO确保为治理和规程准备好过程. 对于里程碑变更、变更请求、升级、优先级等的一致决策. 在执行项目管理的各个步骤时,产生一个定义好的结构.

PMO的好处

4. 及时准确的报告: 

针对内部和外部涉众的项目级报告也是拥有PMO的一个好处. 当清晰和预定的沟通达成时, 有一个固定的结构, 整体项目管理得到改善. 

5. 有意义的决策: 

PMO让你有机会做出最好的决定,因为你对项目状态有良好的全面的了解. 通过流程和已建立的框架的清晰和透明,这是可能的. 

项目管理办公室的重要性 

项目管理办公室的主要任务是建立标准的过程. 您需要它们来消除定期发生的问题. 

当一个小组或团队发现并解决一个问题时, 他们可以记录所遵循的步骤并与其他人分享. 在未来, 如果另一个团队成员遇到了同样的问题, 他们所需要做的就是遵循预先设定的步骤,问题就会得到解决. 

有一个固定的过程是非常重要的,因为它可以腾出空间: 

  1. 保持一致 

  2. 能够以类似的方式为不同的人提供服务

  3. 以此为基础进行规模化 

例如,世界上最高的建筑哈利法塔本身就是一个奇迹. 但是,为了让它站得如此之高,一个坚实的基础正在发挥作用. 所以它才能飞得这么高. 

同样地, 你需要了解你想要扩展到什么级别,并以此为基础, 加强你的基础. 根是非常重要的.

过程是你的根. 

事实上, 完善的流程为你的冰球突破创造了一个引擎,确保无论谁在驾驶,输出都是一致的. 

想象一下——在你的冰球突破里, 假设有10个专家什么都能做, 所有客户端对端. 只要它有效,并且在最后期限内完成,没有人会问任何问题. 但, 当你的冰球突破在扩张,你的客户比以往任何时候都多, 同样的10位专家可能无法投入同样多的时间. So, 当团队壮大,新成员加入时, 他们不会拥有这10位专家所拥有的隐性知识. 在大部分冰球突破, 文件可能不够充分, 只有从事这项工作的人才知道. 

当过程极其重要的时候 以相似的质量交货, 保持一致, 以相似的时间线交付, 有类似的报告, 等. 

这是关于找出你的冰球突破受到打击的模式. 当你问正确的问题时,你就会知道我之前说的话的意思. 对冰球突破来说,其中一些问题是: 

  • 冰球突破的系统是否足够稳定? 

  • 每个任务或交付物是否有明确定义的所有权? 

  • 关于冰球突破的用户验收测试?

  • 哪些事情是冰球突破可以自动化的? 

这些是不同的领域,你需要抓住它们,然后根据你的优先级来关注它们. 

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优先级将与影响成正比. 应该首先解决低洼地区,即硕果最大、影响最大的地区. 

优秀项目经理的关键特征

我是板球爱好者,也是俱乐部某支球队的前队长, 我知道组建一个好的和平衡的团队的重要性. 

同时组建PMO, 我开始致力于建立一个项目经理团队,他们不仅擅长这个角色,而且有一些特定的品质. 为什么? 因为项目经理不仅仅是一个项目的项目经理——他们是客户经理, 客户关系经理, 问题调停者, 组织者, 和协调器.

以下是优秀项目经理的一些明确指标:

1. 值的时间

对于一个优秀的项目经理来说,拥有强大的时间管理能力是非常重要的. 在他们所做的任何事情中,他们的时间管理都应该体现出来. 如果项目经理不能按时完成承诺, 没有按时完成任务的纪律. 从参加会议到按时交付项目, 一个好的项目经理总是准时或提前.

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提前到场总是让人做好充分准备,并从任何会议中获得最大的收获, 不管是虚拟的还是实体的. 先到的人可以选择座位.
 

2. 强大的应用程序

在和我的板球朋友无休止的讨论中, 冰球突破总是争论什么更重要, 健身或应用程序? 我总是站在申请这边. 明天, 如果所有球员都表现出相同的健康水平, 仍然会有一个球员因为他们的应用和技能而变得更好. 好吧,反过来也是正确的. 

在组建团队时,重要的是要看到一个人如何应用自己. “如果我全身心投入,也许我能多做一点”. 这是你必须从项目经理身上寻找的心态. 你应该寻找那些不允许任何东西介入或者将他们的应用简化为任何东西的人. 

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寻找那些有很强的应用能力和责任感的人.
 

3. 驱动事物的能力

一个项目经理有一个坚强外向的性格是非常重要的. 你的冰球突破不能有一个不喜欢与人交谈或互动的项目经理, 那些不能开车, 谁不能坚强. 

今天, 与不断发展的情况下, 你需要更强壮、更聪明的人来完成工作. 如果这个人一直说“我一直是这样做的”,那么你有问题了. 

4. 追求卓越

只有当一个人学会不满足于自己时,才能达到卓越. 就我个人而言, 我知道从A点到B点需要35分钟, 我挑战自己——我能在30分钟内做到吗? 25年后呢? 

这就是我努力改进的方式,因为总有提高效率的空间. 

拥有鼓励优秀驱动心态的项目经理是非常重要的. 当他们的团队陷入困境时, 一个好的领导者会与他们交谈,并为他们提供帮助. 只有这样,他们才会有这样的态度:“我不会放弃,直到这件事完成。”. 也, 他们应该确保一旦发现问题, 它不仅得到了解决,而且在未来可以避免. 这将有助于为其他人建立标准操作规程. 正因为如此,整个团队将作为一个团队更好地发挥作用.

这就是一个好的项目经理所能带来的.

5. 清晰的远见

项目管理是一个极其核心的角色, 在那里,负责的人必须驾驶很多东西,必须对他们正在做的事情更加详细. 

为此,你必须找一个以客户为中心的人. 对于优秀的项目经理来说,在各个方面都有一个清晰的愿景是非常重要的. 

6. 正确的态度

我认为所有项目经理都应该记住的是——他们所做的任何新工作, 他们一开始可能会很挣扎, 在他们控制自己之前. 但, 有耐心和积极的态度, 他们应该能够控制任何情况或任务.  

雇佣具备这些特质的人会改变你的团队. 

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成功的咒语——有积极的态度,有动力,有稳定的情商,把事情做好.
 

7. 总是做好准备

一个好的项目经理总是准备好应付任何事情. 

以形成一支强大的项目经理团队, 你需要的是对他们所做的事情有充分准备的人. 如果他们需要某人/某事,他们会完成它,无论如何. 

拥有一个可以从各个角度思考的大脑是有帮助的. 当项目经理与客户沟通时,他/她必须首先像客户一样看待它. 用这个镜头,问一些问题,比如——这将如何被感知? 

有时,项目经理可能会有“这是他们的问题”的态度. 不是冰球突破的问题.“但这对任何人都没有帮助,真的. 如何解决整个问题? 这应该始终是项目经理的重点. 

8. 花时间计划

一个详细的计划对于实现目标是非常重要的. So, 一个计划好开始并给自己一个截止日期的项目经理有一个成功的咒语. 

一个好的项目经理知道,如果你没有一个结束日期,你就无法完成一个项目. 在适当的地方有一个结束日期, 从头到尾都要有个计划, 具有所需的任务粒度. 必须有一个框架,通过它来计划和思考. 

9. 灵活地调整 

如果你找到一个能够快速调整并了解环境脉搏的项目经理, 他们会成为一名优秀的团队成员. 对于一个人来说,容易共事和平易近人是很重要的. 人们应该能够讨论想法,争论事情,并仍然一起工作. 在板球比赛中,一名优秀的投球手总是能迅速适应条件,取得好成绩.

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如果他们不能跟上环境的脉搏,他们就会永远觉得自己像个局外人. 
 

10. 设定正确的期望

生活中的一切都是期待. 一个好的项目经理会设定正确的期望, 哪些是可行的和现实的, 准备一个计划来解决这些问题. 

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对自己的承诺要谨慎. 保持它的现实性,可实现性,并按计划交付. 
 

建立项目管理处是一个重要的步骤. 但, 简化流程, 了解人们如何工作以及他们如何改变工作方式是至关重要的. 基于此,其他一切都会改变. 所以,你应该有A、B和C计划. 

最后,这一切都归结于一个人在和你一起工作后有多快乐. 最好的情况是当你和某人一起工作时,他们自始至终都有愉快的经历.  

最后, 记住开发任何新工艺都是很重要的, 或者在这个案例中建立一个PMO, 是一个持续的过程. 这是一条漫长的道路,慢慢地, 当你从错误中吸取教训时, 寻找新知识, 在你走的时候实现这些, 你可以获得成功. 

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